Kan du formulere, hvad dokumenterne skal bevise?
Før du åbner et register eller bestiller en mappe fra et arkiv, bør du kunne skrive en enkelt sætning om, hvad du leder efter. Det lyder simpelt, men mange forløb i dokumentresearch går i stå, fordi spørgsmålet er for vagt. En søgning på en virksomhed, en kommune eller en person giver hurtigt mere materiale, end du kan nå at læse, og så ender du med at samle alt og forstå lidt.
Skriv derfor først, hvilken påstand eller hvilket forhold dokumenterne skal belyse, og hvad der ville afkræfte det. Når du har både et ja-scenarie og et nej-scenarie, kan du se, hvilke typer dokumenter der faktisk kan afgøre sagen. Det gør også aktindsigtsanmodninger mere præcise, fordi du kan beskrive sagen i stedet for at bede om alt.
Tag den sætning med dig gennem hele forløbet, og vend tilbage til den, når du er i tvivl om, om et fund hører med.
- Skriv spørgsmålet i én sætning
- Notér hvad der ville afkræfte din antagelse
- Afgræns periode, sted og aktører
Ved du, hvilke registre og arkiver der er relevante?
Næste punkt er at gøre rede for, hvor oplysningerne kan ligge. Offentlige registre har hver deres formål, og det afgør, hvad de indeholder, og hvor ofte de opdateres. Et register over virksomheder siger noget andet end en byggesagsmappe eller et lokalarkiv, og de kan ikke erstatte hinanden. Skriv en kort liste over de kilder, du overvejer, og hvad du forventer at finde i hver.
Tjek også, om materialet er tilgængeligt digitalt eller kun på stedet, og om der er adgangsregler eller ventetid. Det er bedre at opdage på dette tidspunkt, at et arkiv kræver aftale i forvejen, end når du er midt i en deadline.
Vi træner netop denne kortlægning i øvelserne på pensummet, fordi den sparer mest tid for dem, der er nye i faget.
- Hvilket formål har registret, og hvad indeholder det?
- Er materialet digitalt eller kun fysisk?
- Hvor lang er ventetiden ved bestilling?
Er din aktindsigtsanmodning klar til at blive sendt?
Hvis du mangler dokumenter, som ikke er offentligt tilgængelige, kan en aktindsigtsanmodning være vejen. Gå den igennem, før du sender den. Er sagen beskrevet, så en sagsbehandler kan finde materialet uden at gætte? Har du angivet tidsrum, sagsområde og de typer dokumenter, du er interesseret i, for eksempel korrespondance, notater eller beslutningsreferater?
Kontrollér også, at du har valgt den rigtige myndighed og den rette modtager, og at du har gemt en kopi af anmodningen med dato. Svarfristen og eventuelle afslag skal kunne spores senere, hvis du vil klage eller henvise til dem i din dokumentation.
En klar anmodning er sjældent lang. Den er præcis, høflig og skrevet, så den kan læses af en, der ikke kender din historie.
- Beskriv sagen, ikke kun emnet
- Angiv tidsrum og dokumenttyper
- Gem kopi og dato for afsendelse
Noterer du fundene, så andre kan følge dem?
Et fund er først brugbart, når du kan finde det igen. Før du går videre, så tjek, om du for hvert dokument har noteret, hvor det kommer fra, hvornår du hentede det, hvilken version det er, og hvorfor du mener, det er relevant. Mange studerende nøjes med at gemme filen og regner med at huske resten, men to uger senere er sammenhængen væk.
Brug et ensartet navngivningssystem og et simpelt register over fund med kolonner til kilde, dato, kort indhold og din vurdering. Det behøver ikke være avanceret. Det vigtigste er, at en kollega eller en underviser kan følge dit spor uden at spørge dig.
Systematisk notering er også din beskyttelse, hvis nogen senere udfordrer, hvad du har bygget på.
- Kilde, hentedato og version for hvert dokument
- Ensartet navngivning af filer
- Kort begrundelse for hvorfor fundet er relevant
Har du vurderet dokumentets pålidelighed og kontekst?
At et dokument er officielt, betyder ikke, at det er fuldstændigt eller aktuelt. Spørg dig selv, hvem der har udarbejdet det, til hvilket formål, og om der findes senere versioner, tillæg eller rettelser. Et enkelt udtræk fra et register viser kun status på et bestemt tidspunkt, og et notat fra en sagsbehandler afspejler den pågældendes forståelse, ikke nødvendigvis det endelige forløb.
Læs også dokumentet i sin sammenhæng. Hvad står der før og efter det citat, du vil bruge? Mangler der bilag? Hvis noget er sløret, afkortet eller henviser til materiale, du ikke har set, så notér det som et hul og overvej, om du kan lukke det, før du konkluderer.
Her møder dokumentresearch kildekritikken, og de to arbejder bedst sammen.
- Hvem har skrevet det, og hvorfor?
- Findes der nyere versioner eller bilag?
- Hvad står der omkring det, du vil bruge?
Ved du, hvornår du har nok, og hvad du skal gøre næste gang?
Den sidste del af tjeklisten handler om at stoppe på det rigtige tidspunkt. Du har nok, når dine fund kan besvare det spørgsmål, du startede med, og når du kan pege på mindst én uafhængig bekræftelse af de vigtigste led. Har du kun ét dokument bag en central pointe, er du ikke færdig.
Gennemgå derefter dit materiale med frisk blik: Er der fund, der modsiger din antagelse? Har du medtaget dem ærligt? Skriv en kort opsummering af, hvad dokumenterne viser, og hvad de ikke viser, og vurder, om det næste skridt er et interview, et faktatjek eller en ny anmodning.
Den opsummering er et godt udgangspunkt, uanset om du skal videre med en opgave, en historie eller en samtale med din underviser.
- Kan fundene besvare dit oprindelige spørgsmål?
- Er de vigtigste led bekræftet uafhængigt?
- Hvad viser materialet ikke?
En tjekliste erstatter ikke dømmekraft, men den gør det sværere at springe over de led, der sidenhen volder problemer. Når du kan formulere dit spørgsmål, kender kilderne, har sendt en præcis anmodning, noterer systematisk og har vurderet dokumenterne kritisk, står du med et materiale, andre kan stole på og følge. Tag listen med til næste øvelse, og tilpas den til din egen måde at arbejde på.