Hvorfor redskaberne er enkle med vilje
Når jeg underviser i organisering af beviser, starter jeg med en pointe, der overrasker mange: de bedste redskaber er de kedelige. Vi bruger mapper, regneark, et tekstdokument og papir. Det er ikke fordi, der ikke findes smartere programmer, men fordi en studerende skal kunne åbne sit materiale om et halvt år og stadig forstå, hvad der er hvad.
Et system, der kræver en lang introduktion, bliver sjældent brugt konsekvent. Derfor bygger vi på få faste elementer, som du kan genskabe i hvilket som helst værktøj. I de her uger, hvor mange af jer går i gang med større opgaver efter sommerpausen, er det netop konsekvensen, der gør forskellen mellem et materiale, andre kan følge, og en bunke filer, kun du kan finde rundt i.
Princippet er, at hvert enkelt fund skal kunne spores tilbage til sin oprindelse uden gæt. Det er det, redskaberne er til for.
- Mapper, regneark og tekstdokument slår komplicerede programmer
- Systemet skal kunne genskabes i ethvert værktøj
- Hvert fund skal kunne spores tilbage til sin oprindelse
Mappestrukturen, vi starter med
Første redskab er en fast mappestruktur. Hver opgave får en hovedmappe med fire undermapper: originaler, arbejdskopier, noter og udkast. Originaler rører du aldrig. Du gemmer dem, som du fandt dem, og arbejder kun i kopier. Så kan du altid vise, hvordan et dokument så ud, da du hentede det.
Filnavnene følger et mønster med dato, kilde og kort beskrivelse, for eksempel i rækkefølgen år, måned, dag, afsender og emne. Det lyder pedantisk, og det er det også, men sorteringen fungerer af sig selv, og du undgår at have tre filer, der alle hedder noget med notat.
Vi øver strukturen på et lille materiale i første uge af forløbet. De fleste oplever, at de allerede dér sparer tid, fordi de ikke leder efter det, de ved, de har gemt.
- Fire undermapper: originaler, arbejdskopier, noter, udkast
- Originaler ændres aldrig, kun kopier bearbejdes
- Filnavne med dato, kilde og kort beskrivelse
Noteark og bilagsregister
Andet redskab er et noteark, hvor hver række er ét fund. Kolonnerne er få: hvad står der, hvor stammer det fra, hvornår hentede du det, hvor sikker er du, og hvad mangler. Den sidste kolonne er den vigtigste, fordi den tvinger dig til at skelne mellem det, du ved, og det, du endnu bare formoder.
Til arket hører et bilagsregister, der giver hvert dokument et nummer. I noterne henviser du til bilag 14 i stedet for at beskrive dokumentet igen. Det gør teksten kortere og gør det nemt for en anden at slå op.
Jeg beder altid de studerende notere, hvis en oplysning kom fra en samtale og ikke fra et dokument. Mundtlige oplysninger får deres egen markering, så de ikke senere kan forveksles med noget, du har set på skrift.
- Én række pr. fund med kilde, hentedato og sikkerhed
- Kolonnen for det, der mangler, afslører huller tidligt
- Bilagsnumre gør henvisninger korte og præcise
Tidslinjen som fælles overblik
Tredje redskab er tidslinjen. Den bygger du af noteark og bilag, ikke ved siden af dem. Hver hændelse får en dato, en kort beskrivelse og et bilagsnummer. Når to kilder er uenige om rækkefølgen, markerer du uenigheden i stedet for at vælge den version, der passer bedst til din historie.
Tidslinjen viser ofte huller, du ikke havde set i fortællingen. En periode uden dokumenter kan være ligegyldig, men den kan også være dér, hvor det vigtigste skete. Vi bruger tid i undervisningen på at gøre de huller til konkrete spørgsmål.
Skriv gerne tidslinjen først som en simpel liste. Den må gerne være grim. Pointen er, at den er fuldstændig og kan kontrolleres, ikke at den ser pæn ud.
- Hver hændelse har dato, beskrivelse og bilagsnummer
- Uenighed mellem kilder markeres åbent
- Huller i tidslinjen bliver til nye spørgsmål
Overlevering: kan en anden følge dit spor
Den prøve, vi vender tilbage til, er overleveringen. Du giver dit materiale til en medstuderende, som får en halv time til at besvare tre spørgsmål om din sag uden at stille dig et eneste. Det er en barsk, men ærlig test af, om dokumentationen faktisk er overskuelig.
Typiske fejl er manglende hentedatoer, bilag uden kilde og noter, der kun giver mening, hvis man husker samtalen. De fejl retter du hurtigt, når nogen andre har ramt dem for dig.
Pointen er ikke, at andre skal overtage din research. Det er, at du selv om tre måneder er den anden person, og at du bør behandle dig selv med samme omtanke.
- Medstuderende besvarer tre spørgsmål uden at spørge dig
- Mangler ved hentedato og kilde opdages hurtigt
- Du er selv den næste læser om nogle måneder
Papir, tavle og små rutiner
Ikke alt foregår på skærm. Til komplekse sager bruger vi indekskort og en stor flade, hvor du kan lægge aktører, hændelser og dokumenter og flytte rundt på dem. Når mønstret sidder fast, overfører du det til arket og tidslinjen. Fysisk afstand til materialet hjælper mange med at se sammenhænge.
Dertil kommer to små rutiner. Den ene er en daglig sikkerhedskopi af hele mappen, så en fejlslagen synkronisering ikke koster ugers arbejde. Den anden er et kort logbogsafsnit hver arbejdsdag: hvad gjorde jeg, hvad fandt jeg, hvad er næste skridt.
Logbogen bliver senere grundlag for forløbet om rettelser, hvor du skal kunne vise, hvordan en oplysning endte i din tekst. Begge rutiner tager få minutter og betaler sig ved første uheld.
- Indekskort og tavle til at se sammenhænge
- Daglig sikkerhedskopi af hele mappen
- Kort logbog hver arbejdsdag med næste skridt
Redskaberne i organisering af beviser er få og bevidst almindelige: en fast mappestruktur, et noteark, et bilagsregister og en tidslinje. De virker, fordi de bruges ens hver gang, og fordi en anden kan følge dem. Begynd i det små med din næste opgave, prøv overleveringen på en medstuderende, og ret det, der viser sig uklart, før materialet vokser.